El registro horario digital está paralizado y su aprobación en 2026 sigue en duda

La reforma del registro horario digital obligatorio, anunciada como uno de los grandes cambios laborales de esta legislatura para el inicio de 2026, se encuentra hoy en un punto muerto.   

La falta de consenso interno en el Gobierno y las discrepancias técnicas entre ministerios han frenado una norma que debía reforzar el control efectivo de la jornada, especialmente en materia de horas extra y trazabilidad de los registros.

El mensaje que llega al tejido empresarial es confuso. Tras meses de avisos sobre un endurecimiento inminente del control horario, ahora se habla de paralización y retrasos.

Para muchas empresas, especialmente pymes y autónomos, la tentación es clara: relajarse, seguir usando papel o Excel y esperar a que se aclare el escenario normativo.

Pero la pregunta clave no es qué dice el Ministerio hoy. La pregunta real es otra: ¿qué está exigiendo ya la Inspección de Trabajo en el control horario?

Inspección de Trabajo lo tiene claro: el registro de jornada, en digital  

Más allá del ruido político, el marco legal vigente en España es inequívoco. Desde mayo de 2019, todas las empresas están obligadas a registrar la jornada diaria de sus trabajadores, incluyendo hora de inicio, fin y pausas.

La norma no exige expresamente un software concreto, pero sí impone requisitos materiales muy difíciles de cumplir con papel o Excel.

La Inspección y los tribunales vienen aplicando un criterio consolidado: el registro debe ser objetivo, fiable, accesible e inalterable.

Aquí es donde comienzan los problemas reales para las empresas que siguen utilizando métodos manuales.

Las compañías más relevantes en el sector del control horario y RR.HH también lo confirman. Desde el departamento legal de Kronjop subrayan que “la propia experiencia de nuestros clientes nos dice que a Inspección de trabajo no le gustan los registros en papel (...) Quieren que la empresa sea proactiva y se adapte ya al registro horario digital, que les facilite la tarea”.

Un Excel es editable por definición. Ante una inspección, la carga probatoria recae sobre la empresa, que debe demostrar que esos datos no han sido modificados, ni antes ni después de la visita.

En la práctica, esto es casi imposible. La ausencia de trazabilidad, de registro de cambios y de identificación del autor de cada modificación hace que estos sistemas carezcan de presunción de veracidad.

El resultado es conocido en el ámbito laboral. La Inspección está sancionando con entre 751 y 7.500 euros los registros considerados inválidos, aunque existan físicamente. Hojas en papel con la misma letra, horarios idénticos día tras día o archivos Excel sin control de versiones se tratan, a efectos prácticos, como si no hubiera registro.

El origen del retraso: desavenencias en cuanto a interoperabilidad y seguridad de datos  

La paralización de la reforma responde a problemas técnicos y jurídicos relevantes. El debate se ha centrado en cómo garantizar la interoperabilidad de los sistemas, la seguridad de los datos y su posible acceso por parte de la Administración.

La futura regulación pretende ir más allá del simple registro. Se habla de acceso remoto para la Inspección, estandarización de formatos, refuerzo de la trazabilidad y mayores exigencias en materia de conservación y custodia de la información.

Ante esta situación, las empresas de referencia en materia de control horario han tomado cartas en el asunto. Es el caso de Kronjop, cuya app ya está adaptada para ayudar a gestionar ausencias, horas extra o vacaciones y a no tener problemas con Inspección de trabajo independientemente de cuándo entre en vigor la nueva normativa. Otras como Clockify o Sesame han seguido el mismo camino. 

El falso refugio del papel y Excel: riesgos legales, operativos y de privacidad  

Aunque la reforma esté en pausa, el marco sancionador ya está activo y se apoya en la normativa vigente y en sentencias previas.

Desde el punto de vista legal, el mayor riesgo es la inalterabilidad. Si la Inspección considera que el sistema permite modificaciones sin control, el registro se invalida.

Si hablamos de operativa, el riesgo es la conservación. La ley obliga a guardar los registros durante cuatro años. El papel se pierde, se deteriora o se vuelve ilegible; los archivos digitales sin copia de seguridad se corrompen o se borran.

Y existe un tercer riesgo cada vez más relevante: la privacidad y seguridad de los datos. Desde el departamento de legal compliance de Atico34 señalan que “las típicas hojas de papel visibles para toda la plantilla, donde se muestran horarios, ausencias o incluso bajas, pueden vulnerar el RGPD, y de hecho lo vulneran”.

¿Cuándo se aprobará entonces la nueva normativa de control horario? ¿2026 o 2027?  

Hoy nadie puede afirmar con certeza cuándo verá la luz la nueva regulación. El escenario más realista apunta a 2026 o incluso 2027, una vez resueltos los conflictos técnicos y políticos. Pero ese calendario no cambia lo esencial.

La Inspección de Trabajo no está esperando a la nueva ley para actuar. Está aplicando ya criterios estrictos basados en la normativa actual, y esos criterios penalizan claramente los sistemas manuales o fácilmente manipulables.

El mayor error que pueden cometer ahora las empresas es confundir retraso legislativo con ausencia de riesgo. La realidad es justo la contraria.

La reforma puede estar paralizada. Las sanciones, no.