Del papel a la nube: cómo será el control horario obligatorio en 2026

La nueva Ley de control horario que entra en vigor en 2026 establece cambios importantes respecto al registro de la jornada de empleados.   

A continuación vemos cómo debe ser el control horario obligatorio a partir de 2026 y qué métodos para fichar son los más recomendables.

¿El control horario en papel deja de ser válido?  

 Sí, los registros de jornada en papel ya no son válidos por no ser seguros ni trazables. Tampoco están permitidos otros sistemas como las hojas de cálculo.  

¿Qué requisitos deberán cumplir los sistemas de fichaje en 2026?  

 El nuevo Decreto-ley sobre control horario del Ministerio de Trabajo establece que el registro de jornada debe realizarse mediante sistemas de fichaje electrónicos que permitan el acceso remoto de inspección de trabajo.   

También deben garantizar la trazabilidad de los datos y su conservación durante 4 años. Asimismo, deben reflejar las horas de entrada, salida, pausas y horas extra.

¿Qué métodos de fichaje son aceptados?  

 De acuerdo a las exigencias de la ley de registro horario digital, las soluciones válidas son las siguientes: 

• Webs, intranet.

• Terminales físicos de fichaje

• Escáneres de códigos QR

• Geolocalización puntual

Aparte del fichaje en papel o Excel, también se prohíbe el fichaje mediante huella dactilar o reconocimiento facial.

¿Qué pasa si la empresa sigue usando hojas de papel o Excel?  

La Inspección puede sancionar a cualquier empresa que no use un sistema digital automatizado. Los registros manuales o archivos editables se considerarán no válidos y podrán acarrear multas de 751 a 7.500 euros por trabajador afectado.  

¿Qué sistema de fichaje elegir?  

 La elección depende de factores como el tamaño o la actividad de la empresa: 

•   Para pequeñas empresas y autónomos con empleados una app sencilla. Puedes consultar información sobre las mejores apps de control horario en la actualidad, destacando Kronjop.

• Las empresas de mayor tamaño o de sectores críticos suelen usar terminales físicos de fichaje en cada área o fichaje mediante QR, PIN. Hubstaff es una opción.  

• También existen soluciones con geolocalización puntual o fichaje offline, para empleados itinerantes o en constante movimiento.