Programas de ERP con sistema VERI*FACTU y control digital de la jornada laboral integrados

 Hoy día, en España, casi 3 millones de empresas siguen activas, igual que los 450.416 autónomos que están suscritos a la tarifa plana. Para los nuevos trabajadores por cuenta propia, este importe está en 80 €/mes durante el primer año; una cuantía que, en caso de percibir unos ingresos por debajo del salario mínimo interprofesional, se puede renovar otra vez por el mismo periodo de tiempo. Sobre el proceso de digitalización que los autónomos y el tejido empresarial español están experimentando, el Instituto Nacional de Estadística señala algunos datos llamativos, los cuales evidencian la elevada tasa de penetración de las TIC en empresas con más de 10 trabajadores. El 99 % de ellas cuentan con acceso a Internet; el 69,67 % promociona sus productos y servicios en las redes sociales, y el 42,25 % efectúa compras online. Sin embargo, en esta ocasión, nos interesa centrarnos en las pymes que utilizan recursos de cloud computing, como el programa de control de obras que Cegid, una compañía con 750.000 clientes en 130 países, ha diseñado. 

Bajo la modalidad software as a service (SaaS), este tipo de soluciones informáticas no sólo automatizan las tareas habituales que se desarrollan en una empresa (contabilidad, control logístico...), sino que —como programas de ERP (Enterprise Resource Planning) de última generación— cumplen perfectamente con las medidas legales que el Gobierno de España pretende implementar próximamente. A continuación, explicamos qué prestaciones ofrecen y en qué ámbitos prometen ser imprescindibles los softwares de planificación de recursos empresariales.

Primer contacto con un programa de ERP

Como hemos comentado antes, los softwares de ERP son programas informáticos que realizan automáticamente las tareas que, hasta el momento, efectuaban de manera manual los empleados. Al almacenar toda la información que la compañía necesita conservar sobre proveedores, trabajadores y clientes, estos programas disminuyen el riesgo de cometer errores. Esto lo consiguen recopilando contratos, nóminas, turnos de trabajo, actualizaciones del progreso de un proyecto de obra, y otros aspectos, en una sola base de datos, de la que —como cabe esperar— se realizan copias de seguridad. Son, por ende, muy útiles, pues aumentan la eficiencia, agilizan el trabajo en la empresa y permiten interconectar departamentos fácilmente. Además, generan informes y estadísticas en tiempo real. De esta manera, los autónomos y empresarios toman decisiones más ajustadas a las necesidades de sus clientes y a las exigencias del mercado.

 Las facturas electrónicas, cada vez más cerca

El sistema VERI*FACTU aún no ha entrado en vigor. Desde el pasado mes de abril (cuando se comenzaron a admitir facturas electrónicas) hasta hoy, Hacienda ha recibido 300.000 registros; una cantidad bastante modesta según Javier Hurtado (inspector de la Agencia Tributaria), quien espera que aumenten en lo sucesivo. Las compañías que deben pagar el Impuesto sobre Sociedades han de contar ya con sistemas informáticos ajustados a VERI*FACTU. Aquellos empresarios que no pagan el IS tienen hasta el 1 de julio de 2026 para adoptar sistemas que permitan enviar las facturas directa y electrónicamente a Hacienda, en un formato compatible que no sea ni Word ni Excel. Las sanciones por no cumplir con verifactu podrán alcanzar importes de 50.000 euros para los autónomos y las empresas que no utilicen softwares oficialmente acreditados. Las multas serán de 150.000 euros para quienes cambien las facturas e impidan su rastreo por parte de la Agencia Tributaria. No obstante, aún hay margen para enviar las facturas bajo este nuevo sistema. Primero, es necesario que se publique un reglamento basado en la Ley Crea y Crece. Dicho reglamento obligará definitivamente a emitir facturas con VERI*FACTU (se espera que esto suceda en 2027).

 Un software para control de obras adaptado al horario digital

Aunque la reducción de la jornada laboral a 37,5 h/semana no ha sido aprobada por unanimidad, el Gobierno pretende sacar adelante esta medida. Se prevén multas de 10.000 euros/empleado para aquellos negocios que no lleven un control del tiempo que sus trabajadores dedican a la empresa. El programa de ERP para control de obras Cegid Sigrid ha sido especialmente configurado para constructoras que necesitan organizar sus proyectos con previsión, incluyendo todos los aspectos a tener en cuenta (por ejemplo: los costes del material y el plazo de finalización de las obras).Todo ello es posible gracias a los paneles de control que permiten tener una perspectiva global del estado de las construcciones. Las empresas y los autónomos dedicados a este sector pueden personalizar los menús, los cuales se integran en un espacio colaborativo que permite visualizar la información a diferentes usuarios y al mismo tiempo, desde diferentes dispositivos. 

6 meses de margen para implementarlo

La ventaja que ofrece un programa de ERP en modalidad SaaS es que la suscripción se realiza mensual o anualmente, lo que significa que, en caso de insatisfacción, siempre es posible cambiar de software (basta con cancelar el servicio). Otro punto fuerte son las actualizaciones, que se descargan automáticamente. De este modo, los autónomos y empresarios no tienen que hacer nada para beneficiarse de las últimas mejoras implementadas por los desarrolladores. Además, hay programas de ERP que, aparte de hacer nóminas, comprobar que las vacaciones de los trabajadores no se solapan y que el rendimiento de la empresa está siendo el adecuado, también incluyen el control digital horario.Una vez entre en vigor la ley que lo regula, los autónomos con trabajadores a su cargo dispondrán de seis meses para utilizar un programa informático que registre la hora de inicio y de término de la jornada de cada empleado. Es más, el software también deberá permitirle a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social acceder a estos datos de forma remota, es decir, a distancia.Utilizar un software de ERP para control de obras —o para cualquier otro ámbito: comercio al por menor, despachos y asesorías...— que, además, integre el control digital del horario implica ahorrar. Gracias a un ERP así, no hace falta pagar los servicios de una aplicación móvil o de un programa informático ad hoc aparte.