Terminales de fichaje: herramienta clave para cumplir la nueva ley de control horario en España

 El control horario se ha convertido en uno de los aspectos más vigilados dentro de la gestión laboral en España. Aunque el registro de jornada ya era obligatorio desde 2019, en 2025 el Gobierno español introduce una nueva ley de control horario digital que supone un endurecimiento importante de las exigencias para todas las empresas. Esta reforma busca garantizar una mayor trazabilidad, impedir manipulaciones en los registros y asegurar que cualquier inspección pueda acceder a los datos de forma inmediata y fiable. 

En este nuevo escenario, los terminales de fichaje no solo se convierten en un apoyo para la gestión interna, sino en una herramienta imprescindible para evitar sanciones y demostrar que la empresa cumple estrictamente con la normativa.

A continuación, analizamos en detalle cómo la ley de 2025 cambia las reglas del juego y por qué los aparatos para fichar en el trabajo serán, a partir de ahora, esenciales para cualquier empresa española.

  La nueva ley de control horario digital en España (2025): qué cambia  

  Digitalización obligatoria del registro de jornada  

 La principal novedad de la ley de 2025 es que desaparecen los métodos manuales o poco fiables como plantillas en papel, hojas Excel o sistemas sin trazabilidad. A partir de 2025, el registro deberá ser: 

• Digital
• Automático
• Trazable
• Sometido a auditoría
• Archivado de forma segura durante al menos cuatro años
• Accesible para la Inspección de Trabajo de forma inmediata

Esto obliga a empresas grandes, pymes, comercios, industrias y negocios de cualquier tipo a implementar soluciones tecnológicas que garanticen un registro incorruptible.

  Trazabilidad total del registro 

Cada fichaje deberá dejar evidencia de:

• Identidad del trabajador 
• Fecha y hora exacta  
• Método de identificación  
• Ubicación o dispositivo  
• Modificaciones posteriores (quién, cuándo y por qué)

Esta trazabilidad impide alteraciones sin dejar rastro y obliga a las empresas a utilizar sistemas avanzados.

  Cobertura de todas las modalidades de trabajo  

 La ley de 2025 presta especial atención a:

• Teletrabajo  
• Trabajo híbrido
• Trabajadores móviles fuera del centro
• Puestos sin escritorio o sin ordenador
• Jornadas partidas y pausas obligatorias

 Esto significa que el registro debe contemplar todas las realidades laborales, algo imposible sin un sistema moderno y digital.  

  Acceso remoto para la Inspección de Trabajo 

La inspección podrá solicitar los datos en el momento y el sistema debe permitir su acceso inmediato. No basta con tener un registro: debe ser accesible, claro y exportable en formatos oficiales.

 Endurecimiento de sanciones 

Uno de los puntos más importantes:

• Las sanciones serán más elevadas.
• Se contemplan sanciones por trabajador afectado, no solo por empresa.
• Los sistemas no válidos (Excel, papel, fichajes manuales…) pueden considerarse directamente incumplimiento.
• La falta de trazabilidad puede ser motivo de sanción incluso cuando se esté registrando la jornada.

La conclusión es clara: sin un sistema fiable, cumplir la ley será prácticamente imposible.

  Por qué los terminales de fichaje son esenciales para cumplir con la ley de 2025 

Los terminales de fichaje aportan seguridad, fiabilidad y digitalización. Pero, sobre todo, permiten ajustarse punto por punto a lo que exige la normativa de 2025. Registro automático y 100 % fiable

Un terminal registra la jornada sin intervención manual, evitando errores, omisiones y manipulaciones. Esto garantiza que el dato es preciso y legalmente válido.

 Identificación inequívoca del trabajador

Los terminales actuales permiten fichar mediante:

• Huella dactilar
• Reconocimiento facial
• Tarjetas RFID o NFC
• Códigos PIN
• Móvil y apps conectadas

Esta identificación es clave para cumplir con la trazabilidad que exige la ley. 

Registros inalterables y auditables

El sistema registra cualquier cambio posterior sobre un fichaje, mostrando quién, cuándo y por qué lo modificó. Esto es esencial para superar una inspección.

Exportación inmediata para inspección

Los terminales conectados a plataformas digitales permiten generar informes legales en segundos. La empresa podrá entregar los datos actualizados y verificados sin retrasos.

 Integración con recursos humanos y nóminas

La ley obliga también a registrar pausas, horas extras, descansos y particularidades de la jornada. Los terminales integrados con software de RR. HH. automatizan:

• Cálculo de horas reales
• Control de pausas
• Gestión de ausencias
• Cómputo legal de horas extra
• Informes mensuales y anuales

Esto reduce riesgos legales y simplifica el trabajo diario. 

Cumplimiento en teletrabajo y desplazamientos

Combinados con apps móviles, los terminales permiten el fichaje remoto con geolocalización, lo que cumple con la ley también fuera del centro de trabajo. 

Beneficios adicionales de los terminales de fichaje más allá del cumplimiento legal

 Aunque el aspecto legal es clave, los terminales aportan muchos otros beneficios: 

• Reducción de carga administrativa
• Transparencia para los trabajadores: La plantilla puede consultar su jornada, descansos y horas extra, lo que reduce conflictos internos.
•  Mejor planificación y control de recursos: Los datos reales permiten tomar decisiones mejor informadas sobre turnos, productividad y organización.
•  Profesionalización de la empresa: Implantar un sistema avanzado mejora la imagen corporativa y demuestra compromiso con el cumplimiento de la ley.

Cómo adaptarse a la ley de 2025: 

Pasos que toda empresa debe seguir

  Evaluar el sistema actual

Revisar si el método de registro:

• Es digital
• Es trazable
• Registra pausas y teletrabajo
• Permite auditorías
• Genera informes legales
• Puede ser consultado por inspección de inmediato

Si no cumple alguno de estos puntos, será obligatorio sustituirlo.

Implantar un sistema moderno y fiable

Los terminales de fichaje son la base para registrar correctamente el tiempo de trabajo. 

Crear un protocolo interno claro

Indicando cómo deben fichar los empleados, cómo corregir errores y cómo comunicar incidencias. 

Formación a empleados y mandos intermedios

La correcta implantación implica que toda la plantilla entienda el uso del sistema.

 Auditorías internas periódicas

 Para verificar que el sistema cumple con la ley y que los datos se registran correctamente.  

  Kelio: el aliado ideal para cumplir la ley de control horario 2025 

Con la llegada de la nueva normativa, contar con tecnología avanzada es más necesario que nunca. Aquí es donde Kelio se convierte en un socio estratégico. Sus soluciones de control horario incluyen terminales precisos, software totalmente digital, trazabilidad completa, informes automáticos y herramientas para el teletrabajo. Kelio ayuda a las empresas a adaptarse sin esfuerzo a la ley de 2025, garantizando cumplimiento, seguridad de datos y una gestión del tiempo eficaz y moderna. 

Conclusión

La ley de control horario de 2025 supone un antes y un después para las empresas españolas. Las exigencias de digitalización, trazabilidad y accesibilidad convierten los métodos tradicionales en sistemas obsoletos y no válidos. Los terminales de fichaje se posicionan como la herramienta imprescindible para cumplir la ley, evitar sanciones y optimizar la gestión laboral.

Adoptar un sistema moderno no es solo una obligación legal: es una oportunidad para mejorar la productividad, la transparencia y la organización interna. Y con un proveedor especializado como Kelio, adaptarse a esta nueva etapa es más sencillo, más seguro y más eficiente.