La factura electrónica obligatoria ya es una realidad: ¿está tu empresa preparada?

El Real Decreto 238/2026 desarrolla el marco que hará obligatoria la factura electrónica en las operaciones entre empresarios y profesionales en España. Define cómo debe funcionar el sistema, qué información habrá que comunicar y qué papel tendrán tanto las plataformas privadas como la solución pública gestionada por la Agencia Tributaria.

El objetivo de fondo es doble. Por un lado, reducir la morosidad comercial. Por otro, dar trazabilidad al ciclo completo de cada factura: expedición, recepción, aceptación, rechazo y pago. Esa lógica ya venía anticipada en la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, y ahora toma forma operativa con este reglamento.

A quién afecta y qué operaciones quedan fuera

La norma se aplica a empresarios y profesionales obligados a expedir factura cuando su cliente también sea empresario o profesional establecido en España. Es decir, hablamos del entorno B2B nacional.

No todas las operaciones entran en este régimen. Quedan fuera, en principio, las documentadas con factura simplificada, salvo ciertos supuestos cualificados. Además, el Ministerio de Economía podrá excluir otras operaciones si aprecia que su aplicación inmediata perjudica el funcionamiento regular de un sector concreto.

Cómo será el sistema de factura electrónica

Plataformas privadas y solución pública

El sistema español se apoyará en dos vías. La primera, plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas. La segunda, una solución pública de facturación electrónica, que actuará también como repositorio común.

Si una empresa usa una plataforma privada para emitir, esa plataforma deberá remitir al mismo tiempo una copia fiel de la factura a la solución pública en sintaxis UBL. El modelo, por tanto, no descansa solo en el software del proveedor:

incorpora un punto común de información para seguir plazos de pago y estados de factura.

Interoperabilidad obligatoria

Aquí está una de las piezas más relevantes del decreto. Las plataformas deberán poder intercambiar facturas entre sí y transformar mensajes entre formatos admitidos. La norma reconoce CII, UBL, EDIFACT y Facturae. Además, obliga a aceptar solicitudes de interconexión entre plataformas y a resolverlas en plazo.

Qué nuevos estados habrá que informar

El destinatario de la factura deberá comunicar, como mínimo, la aceptación o rechazo comercial y el pago efectivo completo, con su fecha. Esa comunicación deberá hacerse en un plazo máximo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos y festivos nacionales.

Este punto conecta de forma directa con el control de la morosidad previsto en la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. La novedad es que el seguimiento deja de depender solo de la contabilidad interna de cada empresa y pasa a apoyarse en un circuito trazable.

¿Cuándo será exigible?

El real decreto entra en vigor a los veinte días de su publicación en el BOE, pero su aplicación efectiva no arranca ese día. Queda vinculada a la futura orden ministerial que desarrollará la solución pública.

Desde la entrada en vigor de esa orden, habrá dos fases. Las empresas y profesionales con más de 8 millones de euros de facturación anual dispondrán de 12 meses. El resto, de 24 meses. Durante el primer año de aplicación para los obligados de mayor tamaño, además, deberán acompañar la factura electrónica con un PDF legible, salvo aceptación expresa del formato original.

Qué conviene hacer desde ahora

"Aunque la orden ministerial aún no se haya aprobado, conviene seguir de cerca las novedades y anticiparse a los posibles cambios normativos. En un contexto de cambios normativos constantes, disponer de un software adaptado y actualizado conforme a la legislación resulta fundamental para empresas y asesorías. Bajo esa premisa trabaja Monitor Informática, especializada en software laboral, fiscal y contable de actualización constante.